1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Savo-Karjalan ja Keski-Suomen Waristen sukuseura ry

Osoite: Kielomäenkatu 18 B14, 80140 Joensuu

Sähköposti: sukuseuravaris@gmail.com

Yhteyshenkilö: Jäsenrekisterinhoitaja

Palvelujärjestelmän tuottaja: Selkotieto Oy/Netti-Jäseri

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä.

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä (Yhdistyslaki 11§) sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Henkilötunnuksia ei kerätä.

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi, aikaisempi sukunimi
• Rekisteröidyn kotipaikka
• Rekisteröidyn postiosoite
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite
• Rekisteröidyn puhelinnumero
• Rekisteröidyn jäsennumero
• Rekisteröidyn syntymäaika
• Rekisteröidyn sukuhaara
• Rekisteröidyn jäsenmaksusuoritukset
• Näitä tietoja käytetään yhteydenpitoon jäsenistön kanssa (esim. postitus, tiedotus)

 Lisäksi Järjestelmä kerää: Sähköisen viestinnän tunnistetiedot (rekisterin pitäjä ei kerää eikä käsittele)

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyiltä itseltään.

5. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenillä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin jäsenpostitusta varten.

Henkilötietoja voidaan kuitenkin siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi.

Henkilötietojen teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

7. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Yhdistys ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päätyttyä tiedot poistetaan vuosittain. Ne voivat säilyä järjestelmän varmuuskopioissa vielä sen lisäksi n. puoli vuotta.

9. Profilointi

Yhdistys ei tee Rekisteröityjen automaattista profilointia.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteriä ei toistaiseksi käytetä suoramarkkinointiin lukuun ottamatta yhdistyksen omia viestejä jäsenilleen.

Rekisteröidyillä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkistaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista, jolloin rekisteröity samalla eroaa yhdistyksen jäsenyydestä;
• peruttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselostukseen Yhteydenotot –kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhditys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

11. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse jäsenrekisterin hoitajaan osoitteeseen sukuseuravaris@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Savo-Karjalan ja Keski-Suomen Waristen sukuseura ry

Paavo Varis

Kielomäenkatu 18 B14, 80140 Joensuu

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 23.3.2019